حتى لا تزدحم عليك المهام.. أفضل طريقة لتنظيم يومك

أغلب أيامنا في العمل تبدأ بطريقة صحيحة، فنحن نستيقظ من النوم مليئين بالنشاط، ولدينا قائمة كبيرة من المهام التي نريد تنفيذها وإتمامها قبل نهاية اليوم، ولكن الأمور سرعان ما تنقلب رأسًا على عقب مع حضور بعض الاجتماعات غير الضرورية، والتورط في مشاكل أو مشاحنات مع زملائنا في العمل، والإجابة عن الرسائل التي تصل إلى بريدنا الإلكتروني، فينهار كل شيء، ونعود إلى البيت في نهاية اليوم ونحن نشعر بالانهزام والفشل.

 

ولكن لا تيأس لأنك تستطيع إنقاذ نفسك من خلال تحديد أولوياتك، والتركيز والقيام بالمهام الصعبة أولاً، وفيما يلي نقدم لك مجموعة من النصائح التي تساعدك على تنظيم يومك بأفضل طريقة ممكنة:

هناك طريقة لـتنظيم الوقت تحمل اسم الرئيس الأمريكي السابق دوايت إيزنهاور والتي يمكن أن تساعدك على تحديد أولوياتك، وقال أيزنهاور إن هناك نوعين من المشاكل العاجلة والمهمة، والأخرى العادية وليست ملحة أبدًا.

 

وحسب هذه الطريقة فإن المشاكل يمكن تصنفيها إلى أربعة أنواع بالنظر إلى أهميتها. ويقول الخبراء إنه إذا قضيت بضع دقائق يوميًا تحدد أولوياتك، ستعلم أنك كنت تضيع وقتك وأنت تعمل على بعض المهام غير الضرورية.

قال المستثمر سام ألتمان إن التشتيت الرقمي إحدى أكبر الأزمات التي نواجهها في عصرنا الحالي. وأشار العلماء والخبراء السلوكيون إلى أننا نتحقق من هواتفنا الذكية أكثر من 150 مرة في اليوم، مؤكدًا أن هذا سيضعف قدرتنا على التفكير بوضوح وبشكل أفضل.

 

ومن الضروري هنا استخدام تقنية العمل الجاد وبذل المزيد من الجهد لإتمام المهام دون انقطاع، ومحاولة عزل نفسك عن كل الأمور التي قد تجعلك تفقد تركيزك.

 

أعدّ جدول أعمال مُنظماً تستطيع من خلاله القيام بمهامك بالتناوب بين الاجتماعات والمكالمات الجماعية والبريد الإلكتروني، ويقول بول جراهام، أحد مؤسسي واي كومبيناتور، إن هناك نوعين من الجداول واحد خاص بالمصنع وهم كتّاب المحتوى والمبرمجون والفنانون، والآخر خاص بالمدير.

  

وفي كل الأحوال سواء كنت مصنعاً أو مديراً عليك أن تسأل نفسك دائمًا ما إذا كانت الاجتماعات التي تحضرها مهمة ومفيدة لك أم لا، وإذا كانت غير مفيدة فعليك تقليلها والتخلص من الأمور التي لا يتعين عليك القيام بها من أجل القيام بأشياء أهم.

هل سبق لك أن فعلت تلك المهمة المخيفة أو الصعبة جدًا؟ عليك التخلص من هذه المهمة فورًا والقيام بها في أسرع وقت ممكن.

 

بهذه الطريقة ستتمكن من تحقيق نجاح كبير في وقت مبكر من اليوم، وستحافظ على طاقتك وستكون أكثر إنتاجية، وستحظى بوقت لكي تنفذ باقي المهام.

عليك الاهتمام بنفسك وتعزيز طاقتك من خلال الحصول على قسط كافٍ من النوم، وتناول الطعام الصحي والمفيد، والحفاظ على لياقتك، وممارسة الرياضة، لأن ذلك سيساعدك على تقليل نسبة التوتر، والتفكير بطريقة صحيحة، واتخاذ قرارات أفضل.